使い方を覚えても、「何に使うのか」という具体的な用途イメージがないと結局使わないままで終わってしまうもの。
OneNoteはじめとする「デジタルノート」アプリは、Wordやメモ帳など別のアプリや紙のノート・手帳で行ってきた作業を移管してくることもできます。同時に・・・
「今まで頭の中だけで行っていた作業」
を、より便利かつ効率的に行うためにも使えます。
具体的な用途を見ていきましょう。
INDEX
情報を集め整理するストック場所
文章を作成するなら「Word」、数値データなどで表やグラフを作るなら「Excel」、プレゼン資料なら「PowerPoint」と、用途によって使うアプリは大体決まってきます。
それではOneNoteは何に使えるのでしょう？
WordやExcelなどが、用途はっきり決まっているのに対し、OneNoteがちょっとわかりにくいのは、「いろいろな用途に使える」自由度の高さゆえかもしれません。
「情報を一か所に集め整理しておくストック場所」
と考えるといいかもしれません。
OneNoteでは、テキストや表、図、手書きイラストなど 種類の異なる様々なコンテンツを同時にまとめることができ、配置も自由自在です。その点ではPowerPointにも近いのですが、 PowerPointとは異なり「サイズ」が決まっていないので、より多くの情報をひとつの画面内に盛り込むことができます。
いつでもどこでも同じ情報にアクセスできる便利さ
また最近は、職場や自宅では主にパソコンを、外出先ではタブレットやスマホを使って情報収集したり記録したりという「複数デバイス」を駆使する人も増えています。
そんな時、
「パソコンを開かないと情報をチェックできない」
「電車でメモした内容をメールでパソコンに送らないと」
では面倒。オンライン保管（クラウド）の情報なら、パソコン・スマホから、いつでもどこでもアクセスできます。
なので仕事であれば、会議の最中に議事録を作成したり、プレゼン資料を作る際の構成案作成などにも使いやすいでしょう。調査途中の情報や資料も、いったんはOneNoteの中に全部突っ込んでおき、ある程度まとまってきてからWordやパワーポイントなどにまとめ始めれば、作業も効率的です。
プライベートでも活躍してくれます。
例えば旅行計画。行きたい場所のリストアップ、目的地の情報収集し、スケジュール組みも、OneNoteなら箇条書きテキスト、地図、参考サイトのリンク、表など組み合わせることができ便利です。日記、買い物メモ、備忘録なども、パソコン・スマホ両方から同じノートにいつでもどこからでもアクセスできるので、効率的です。
<仕事編>議事録や企画メモ、調査にタスク管理
OneNoteの使い方を解説する本や記事を読むと、用途一例として真っ先に登場するのが・・・
「議事録」
です。社内会議での議事録はもちろんのこと、同僚や取引先との打ち合わせの際などにもパソコンやタブレットで、やりとりをメモするという機会、かなり増えてきました。
短い時間でリアルタイムに記録していかないといけないので、発言内容のテキストの他、箇条書きや図を盛り込む必要がでてくることもあります。重要なところには赤線をひいておきたかったり、地図や写真などが提示されれば、それも議事録に盛り込まないと後でわからなくなることもあります。
そんな時、一つの画面内に何でも突っ込むことができ、さらにタブレットであれば、指や専用スタイラスペンを使って「手書き」での文字や図を追加できるOneNoteは、紙のノートにかなり近い形でメモを取ることができます。
配置も自由なので、上から下へと順番に書いていくだけでなく、少し前に書いたところの右隣にさらに詳細情報を付け加えるということも簡単にできます。
「企画プランニングや調査」
の過程でも、OneNoteが大きな力を発揮してくれます。
情報収集や検討の段階では、いろいろな情報や検討事項、アイディアなどを一か所に集めて管理することで、それらを関連付け、取捨選択し、優先順位を決めるなどして効率よく整理し、完成形に近付けていくことができます。
「マインドマップ」や「ロジックツリー」、「KJ法」などビジネスの現場でアイディアや解決法を探るための様々な発想法があり、実際に使っているよという方も多いと思いますが、そうした作業をパソコン上で行う時にも、「紙のノート」同様にOneNoteを使うことができます。
これは縦横サイズが決まっていない無制限のキャンパスが用意されているからでもあり、またキーボード入力したテキストや図・表などに、手書きの文字や図も重ねられるOneNoteゆえでもあります。
「取材やインタビューメモ」
ライターや記者であれば取材ノートとしても使えますし、イベント・展示会に参加した際のメモを取るツールとしても重宝します。現地で撮った写真も貼り付ければ、何に関する情報・所感・メモなのかも忘れずに済みます。
＜プライベート編＞買い物リストに旅行準備、夢も
プライベートでももちろん使えます。
個人的にはむしろ「日々の生活をより便利にかつより充実させるためのツール」としてのOneNoteに魅力を感じます。
「外部脳としてのOneNote」
パソコンは、HDD・SSD容量が足りなくなれば、外付けHDDなどを接続してファイルを保存したり、あるいはパソコンの紛失や故障に備えてバックアップをとります。スマホも一緒です。
私たちの「記憶容量」にもやはり限度はあります。歳をとるにつれ「忘れっぽく」なるのは、脳の劣化だけでなく記憶がどんどん増え格納しきれなくなっていることも一因。
例えばSNSで友人が、台湾で美味しい朝食が食べられるお店を写真付きで紹介しているのを見て「いつか自分も台湾に行って、この店を訪れよう」と思ったとします。でも忘れちゃうんです、その店の名前も場所も、あるいは友人の投稿自体も、さらには「台湾に旅したい」という夢すら。
「気になることを何でもメモ＆リスト作成」
いつでもどこでも気軽に書き込んで、読み返せるOneNoteなら、そんなちょっとした情報もどんどん突っ込んでいって、自分だけのたくさんの情報データベースを作ることができます。
- 買い物リスト
- 買いたい物リスト（いつか欲しいもの）
- 友達や雑誌＆メディアで紹介されたお店リスト
- 旅行をもっと楽しくするプランニングノート
- 旅先で見た・体験した・食べたものを記録するノート
- 健康管理ノート（健康診断結果や病歴、体調管理など）
- ダイエットノート
- 将来やりたいことリスト
きっといろいろなノートが作れるはずです。
さらに・・・
「アイディアややりたいことはどんどん書き出そう」
毎日の生活の中で、やってみたいこと、行ってみたい場所、欲しいものなどがふわっと頭の中に舞い降りてくることがあると思います。でも多忙な中で忘れちゃうことも多いはず。
何かやりたいことが浮上してきた時、頭の中から消えちゃう前にOneNoteに書き出してみませんか。そして項目ごとにノートあるいはページを作成し、そこに具体的な計画や、情報収集したことを書き込んでいくというのもいいと思います。それによって、「思っただけで結局なにもせず終わってしまった」という残念なことが減るはずです。
とは言えまずはOneNoteを使いこなすことが肝心。
最初は「買い物リスト」作成あたりから始めてみるといいかもしれません。この講座でも、「買い物リスト」を例に使い方解説を進めていきます。