他のOfficeソフトとの大きな違いは、「ファイル保存」がないという点です。
WordやExcelなどでは、名前が付いた別々のファイルを作成して完了するのに対し、OneNoteでは自分のMicrosoftアカウントでサインインして、アプリ上に次々と「ページ」を新規作成してゆくという使い方になります。
まずはOneNoteの基本的な構造を理解しよう
OneNoteを使いこなすには、「ノートブック」「セクション」「ページ」というアプリの基本的な構造の理解が必要となります。
上のイラストでちょっとイメージしてみてください。
●ノートブック
まずこの一冊のノートが「ノートブック」です。特別な使い方をするのでなければ、まずはこの一冊の中にすべての情報を書き込んでいきましょう。一番最初の段階では、Microsoftアカウントの名前が入った「○○さんのノートブック」が自動的に作られます。
最初はノートブックは一冊だけにして、分類には「セクション」を使ったほうが便利です。
●セクション
OneNoteは、仕事や日常生活の様々な情報をまとめていくアプリですが、あとで探しやすいようにカテゴリごとに分類するためのものが「セクション」です。上のイラストでは、カラフルなラベルを横に貼って「生活」と書いています。
ライフスタイル関連なら「旅行」「お買い物」「日記」など、仕事であれば「議事録」「新規開拓メモ」「経費精算」やプロジェクト名でセクションを切ってもいいでしょう。
●ページ
実際にテキストや画像、手描きメモなどでコンテンツを作っていく部分が「ページ」です。上のイラストでは「お買い物リスト」「備忘メモ」というタイトルで始まるページがそれに該当します。
実際のノートのページと違い、１ページに書き込むことができる分量は限られておらず、いくらでも増やせますし、動画や写真を張り付けることもできます。
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様々な情報をOneNote上にまとめていった時、あとでどこに何の情報が入っているのか混沌とならないよう、自分の「ノートブック」内にいくつかの「セクション」を作ってカテゴリ分類し、その中にコンテンツである「ページ」を作成していきます。
ノートブックは基本的に一冊
初めて使う時ついやってしまいがちな失敗は、「いきなりノートブックを何冊も作る」です。まずは「ノートブック一冊」にまとめたほうが見やすいし使いやすくなります。ノートブック＝自分のアカウントと考えるといいかもしれません。
OneNoteを最初に起動した時、Microsoftアカウントへのサインインを求められます。そしてMicrosoftアカウントの名前がつけられたノートブックが自動的に作られます。
ノートブックの名前は自由に変更できますので、自分の名前でないほうがいいなら、「マイノートブック」などに変更しておきましょう。
セクションで分類する
そしてカテゴリ分類には「セクション」を使いましょう。
上の画面では・・・
- ノートブック：「Akikoさんのノートブック」
- セクション：「生活」「趣味」「仕事」・・・
- ブック：「買い物リスト」「金融機関」・・・
のようになっています。
OneNote解説本を読むと「ノートブック・セクション・ブックの３階層」などと書かれており、それゆえつい「ノートブック＝大分類」「セクション＝中分類」という使い分けをしたくなりますが、まずは「セクション」だけで分類したほうが一覧性はいいです。
なので使い始めは「ノートブック」はひとつだけにし、「セクション」で分類する方法をお勧めします。色付きのタブで切り替えも簡単なので。
使い慣れるにつれセクションが増えすぎて煩雑になったり、仕事とプライベートで切り分けたい、家族で同じOneNoteアプリを使いたいといった時にはじめて「ノートブック」単位での切り分けを検討すればいいでしょう。
他の解説記事の事例なども見てみると参考になります。
マイクロソフト公式サイトの例では「ノートブック」も複数利用しています。その切り分けは「Work（仕事）」「Family（家族）」「Finances（ファイナンス）」「Personal（個人）」です。
セクションの追加＆名前変更
ノートブックをクリックすると、「新しいセクション１」と「無題のページ」と書かれたセクション・ページが見つかると思います。
「新しいセクション１」の上で右クリックすると、メニューが現れ、セクション名の変更をすることができます。
また一番下の「＋セクションの追加」で新たなセクションを追加することもできます。練習を兼ねて２～３のセクションを作ってみてください。
思いつかない場合には「生活」「趣味」 「仕事」 「旅行」・・・「その他」など作っておくといいでしょう。
ページを追加する
そしていよいよ、情報を入れていく「ブック」です。
一番最初は「無題のページ」と書かれたページが開かれているはずです。右側の広いエリアの一番上がページのタイトル欄です。何か入力してみましょう。
そうすると左側ナビゲーション部分の「無題のページ」がタイトルに置き換わったはずです。
その下が本文エリアになり、適当な場所をクリックすれば、そこからテキスト入力が始まるはずです。入力についてはまた別のところに詳しくまとめます。
「ブックへの入力が終わったらどこで保存するの？」
と戸惑うかもしれませんが、OneNoteには特に「保存」というメニューはなく、常に自動保存が行われています。なので作業が終わったらそのままアプリを閉じてしまってOKです。
保存ではなく「同期」というものがありますが、これについてはまた別途解説します。
セクションを使いやすくする
セクションの数が増えてくると、もう少し使いやすく見やすくしたくなります。そんな時はいくつかの方法があります。
まずセクションの並び順を変えてみましょう。
よく使うものが一番上に来ているといいかもしれません。移動したいセクションをドラッグして位置を変えるだけなので簡単です。
もうひとつはセクションの色の変更です。セクション名の左側に「タブ」的なアイコンがありそれぞれ違う色がついています。これはセクション名を右クリックし「セクションの色」を選ぶと、16色の中から好きな色に変更することができます。
セクションの数が増えてきて整理したいのなら、「セクショングループ」の利用です。ナビゲーションの「セクション」欄の下部の空いている場所で右クリックしてください。すると「新しいセクション」「新しいセクショングループ」というメニューが現れます。
このうち「新しいセクショングループ」を選ぶと「セクショングループ」なるものができました。例えば「WORK」「LIFE」など作ってわけてみるのもいいでしょう。
セクショングループは、左端の矢印をクリックすることで、所属しているセクションの表示・非表示切り替えができるので、セクションの数が多い場合でも探しやすくなります。
よく使うセクション・ブックを「スタートにピン留め」
頻繁に使うセクションやブックは、スタート画面にピン留めしましょう。そうすれば他のアプリを開いている時に「ちょっとOneNoteにメモしておきたい」「OneNoteに保存してある一覧を見たい」という場合でも短時間で開くことができます。
方法は簡単。
左側のナビゲーションのページ一覧の中から、ピン留めしたいページを選び、右クリックでメニューを開きます。「ページをスタートにピン留めする」をクリックすればそれでOK。
例えば自分は、買い物必要なものを思いついた時にすぐ起動できるよう、「買い物リスト」をスタートにピン留めしています。メールを読んでいたり、ウェブサイトを見ている途中でふと買い物必要なものを思いついた時には、Windowsキーを押して一発で買い物リストを開くことができる、非常に便利です。
ページだけではなく、よく使うセクションをスタート画面にピン留めすることもできます。